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Aumente a eficiência da empresa com a automação de processos

A automação de processos é uma maneira pela qual as empresas conseguem simplificar ações e tarefas mecânicas, redundantes e complexas. Em outros termos, é uma abordagem inovadora que sistematiza processos críticos de negócio.

As empresas que desejam se manterem competitivas precisam usar muitos recursos que otimizem o tempo de seus funcionários, reduzam custos e ainda aumentem a produtividade.

Parece paradoxal, não é mesmo? A lógica nos leva a pensar que, para aumentar a produtividade precisamos aumentar os custos (mais funcionários, mais equipamentos etc.). Porém, graças as novas soluções tecnológicas, isso se torna realizável. E ainda traz inúmeros outros benefícios (diretos e indiretos)

Mas como funciona a automação de processos? E como ela aumenta a eficiência da sua empresa? Leia o artigo e descubra!

As dores de empresas com processos complexos e manuais

Conforme vimos no artigos “Aprenda a fazer a automação de processos no seu negócio”, a automação de processos por meio da criação de fluxos de trabalho gera inúmeros benefícios. Nesse ponto quero destacar um gargalo importante nas organizações que gera desperdícios de tempo e problemas de qualidade em decisões e tarefas: as buscas e organizações de informações.

Para executar uma tarefa ou tomar uma decisão, geralmente é necessário que a pessoa responsável por isso tenha acesso a informações que, muitas vezes, estão distribuídas em diversas fontes. Então, o tempo é despendido na execução e/ou decisão da tarefa e também é desperdiçado na busca desses dados para gerar a informação correta e necessária.

Imagine ter que solicitar a informação a alguém, gerar relatórios em um ou mais sistemas, fazer ligações, trocar e-mails… Tudo isso para gerar os dados necessários a fim de que a atividade seja executada. Quanto tempo isso leva? Quanto custa esse tempo?

Além do tempo, deve-se considerar todos recursos envolvidos: troca de e-mails, ligações, geração de planilhas, criação de relatórios, impressão etc. Uma atividade que levaria “X” tempo para ser executada acaba demorando “XXX”… Você mesmo já deve ter executado uma tarefa simples, de 15 minutos no máximo, que demandou horas de pesquisa, não é mesmo?

>>>Leia também: 6 passos simples para evitar retrabalho, perda de tempo e de dinheiro na sua organização

Isso gera um grande impacto negativo na produtividade, eficiência operacional e consumo de recursos! E mais, as pessoas que acabam estourando enormemente seu tempo, sentindo-se frustradas e incompetentes. Porém, a verdade é que o processo é falho, e não elas.

Como funciona a automação de processos?

A automação de processos de negócios apresenta uma modelagem adequada que vai muito além do fluxo de tarefas humanas. Ela otimiza a aquisição de informações e acaba por minimizar ou eliminar esse gargalo.

A automação de processos pode ser integrada com os demais sistemas da empresa. Isso possibilita buscar os dados, tratá-los e integrá-los juntamente com as informações do próprio processo. Estes dados também serão alimentados durante a execução do processo.

Quando o funcionário for executar uma tarefa, basta apenas ele:

  1. Acessar o sistema de gestão de processos.
  2. Acessar o formulário da respectiva tarefa.
  3. Todas as informações necessárias serão exibidas no formulário. Isso elimina a necessidade de buscar informações em outras fontes e, por consequência, a perda de tempo.

Isso resulta em economia de tempo, recursos e agilidade total!

Vamos a um exemplo prático: imagine um processo de vendas em que o gerente deve aprovar um pedido de um parcelamento do cliente. Se o processo não é automatizado, ele recebe esse pedido por e-mail do vendedor e terá de:

  • consultar o cadastro do cliente;
  • buscar os dados financeiros de títulos em aberto;
  • histórico de pagamentos (se paga em dia ou não);
  • últimas compras realizadas;
  • nível de estoque do produto;
  • entre outras informações.

E por serem informações oriundas de diversas fontes, pode levar horas e até dias coletando as informações necessárias para tomar essa decisão. Com o processo automatizado em um software de gestão o cenário é outro. Basta apenas o vendedor preencher o pedido que o sistema busca todos esses dados automaticamente.

Ao acessar o sistema de gestão de processos, todas as informações necessárias para essa tarefa já constarão no formulário. Com isso, essa decisão pode ser tomada em poucos minutos. Isso poupa horas e até mesmo dias de trabalho do gerente.

E tem muito mais! Se a modelagem da automação de processos for mais avançada e inteligente, o próprio sistema é capaz de tomar essa decisão. Isso evita que o gerente realize uma tarefa desnecessária, possibilitando que ele se concentre em atividades mais importantes.

Quais são os outros impactos da automação de processos?

A automação de processos impacta diretamente na agilidade em que as decisões são tomadas e as tarefas são executadas. Esse pode ser, talvez, o benefício mais visível inicialmente, porém há outros, que levarão a sua empresa a um patamar de alta performance e competitividade. Confira!

1. Comunicação assertiva

E-mails, notas adesivas e conversas ao redor do café são boas maneiras de discutir tarefas, mas não no momento em que envolve uma equipe. Elas podem aumentar o risco de falha na comunicação e até mesmo gerar retrabalho e perdas.

Quando há fluxo de trabalho automatizado, todos os membros envolvidos na execução de um projeto conseguem acessar as informações de um lugar único, facilitando e dando clareza aos objetivos e às tarefas a serem realizadas. Cada item em progresso tem sua própria linha de comunicação para que toda a sua conversa seja registrada no lugar certo.

2. Melhoria contínua

Quando você automatiza seu fluxo de trabalho, você cria um proprietário para cada etapa do processo. Iniciações, aprovações, rejeições e tarefas estão vinculadas a um indivíduo que se espera que realize uma ação.

Habilitar esse nível de transparência da informação em seus processos empresariais garante a responsabilidade de todas as partes interessadas. Consequentemente, a aplicação da automação ao seu negócio irá ajudá-lo a identificar quais tarefas demoram mais, em que níveis elas costumam ficar presas etc.

Com isso, os tomadores de decisão e gestores conseguem descobrir gargalos e falhas no processo. Um sistema de gestão que possui automação de processos permite que você tome decisões a fim de sanar essas falhas e gargalos, implementar uma metodologia melhor e até mesmo distribuir de forma mais adequada as cargas de trabalho.

3. Reduza erros e retrabalho

Muitas tarefas realizadas em uma empresa que ainda opera de forma manual são repetitivas, trabalhosas e passíveis de erros humanos. Ao substituir as vulnerabilidades humanas pela precisão de uma máquina, você praticamente elimina os erros manuais e ineficiências.

Pagamentos atrasados, aprovações de vendas lentas e pagamentos por produtos nunca recebidos são erros muito caros e que praticamente não existem em sistemas de gestão com um fluxo de trabalho automatizado. A automação de processos também economiza custos administrativos de mão de obra.

4. Mapeamento de todo o negócio

Um sistema automatizado não só permite que você veja o status de qualquer tarefa individual, mas também oferece a visão panorâmica de todo o projeto. Imagine o que você poderia fazer com vários meses de dados de um sistema automatizado.

Com uma ferramenta de automação de processos, você pode acompanhar quantas solicitações entraram, foram aprovadas, foram rejeitadas, tempo gasto em cada tarefa, quais são as que mais demoram entre outras. O velho método de gestão de buscar culpados pelas falhas é substituído por melhoria contínua de processos e estratégias mais eficazes.

Para otimizarmos processos de forma que possam impactar no desempenho e resultados da organização, uma boa gestão, criatividade e ferramentas adequadas são necessárias. E a automação de processos é um dos pilares para que a gestão alcance seus resultados!

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Pelo desejo intrínseco de empreender, de criar algo que fosse valorizado pelo mercado e que tornasse a gestão das organizações mais simples, mais assertiva e que as colocasse em um outro patamar, o da inovação e alta performance, é que pensamos a Optimize.  Venha e junte-se a nós!

 

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