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Case de sucesso: otimização do processo de compras – Blog Gestão em Sintonia
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Case de sucesso: otimização do processo de compras

Qualquer organização que queira obter sucesso e prosperar deve buscar a eficiência em todas as suas áreas. Essa é uma forma de garantir mais produtividade e também uma estratégia capaz de oferecer vantagens competitivas. Foi com essa visão que a Optimize foi procurada pela Cereais Werlang, cerealista situada em Ibirubá/RS, que precisava otimizar o processo de compras de sua empresa.

Esta é uma área que tem um papel muito importante nos resultados de um negócio. Quando sua atuação é eficaz, tende a gerar ganhos com a redução de custos e a qualidade das negociações. Porém, para atingir todo seu potencial, a área de compras precisa estar focada em resultados e isso depende de organização e eficiência em todo o fluxo de trabalho. Ciente disso, Bruno Werlang, um dos gestores da empresa cliente deu à Optimize a incumbência de avaliar e propor soluções para o processo.

Quer saber qual foi o resultado? Então leia este relato de como agimos para solucionar os problemas e criar um processo de compras para Cereais Werlang.

O cenário do processo de compras

Ao iniciar a análise de como eram planejadas e executadas as compras, foi identificado uma grande informalidade em todo o processo. Com pouco controle operacional, toda a operação era realizada manualmente, sem padronização ou regras claras de como proceder em cada situação.

Existia também falta de critério para determinar como deveriam ser solicitados os pedidos. Não havia clareza a respeito de responsabilidades sobre quem poderia solicitar uma compra, quem deveria aprovar ou mesmo avaliar a real necessidade do pedido.

Os problemas gerados pela falta do processo de compras

A ausência de uma organização e de um fluxo bem orientado entre pedido, aprovação e execução levava a muitos desperdícios. Não era incomum que fossem adquiridos produtos com as especificações erradas, ou mesmo produtos que não eram necessários.

O resultado era uma grande ineficiência que gerava prejuízos financeiros, custos elevados, perda de tempo, retrabalho e atrasos. Isso sem falar no custo de armazenar materiais desnecessários e nos reflexos que esses problemas causavam em outras áreas da empresa. Todo o processo existia apenas na cabeça das pessoas, sem uma documentação que o padronizasse e organizasse para ser mais eficiente e menos dispendioso.

Análise do problema e proposta de solução

Para encontrar a melhor saída para os problemas da Cereais Werlang, a Optimize iniciou uma profunda análise no dia a dia da área de compras. Conversou com as pessoas envolvidas, entendeu como funcionava e começou a mapear um fluxo para determinar qual seria a solução ideal para otimizar o processo.

O foco estava não apenas em encontrar caminhos que oferecessem agilidade e assertividade, mas que também trouxessem resultados rápidos. A ideia central sempre foi propor uma melhora efetiva em todo o processo de modo que, do início ao fim, ele resultasse exatamente naquilo que o cliente precisava. E isso em termos tanto operacionais quanto estratégicos.

Resultados da reformulação do processo de compras

Após analisar todos os aspectos, um novo processo de compras foi desenhado e formalizado, inclusive com documentação específica. Com um novo fluxo definido e funcionando, as pessoas passaram a saber exatamente quais eram suas atribuições e responsabilidades. Também começaram a ser treinadas para que realizassem suas tarefas adequadamente e dessem continuidade ao fluxo de forma eficiente.

Além de organizar e otimizar o processo, o novo modelo tornou possível o desenvolvimento de indicadores de desempenho. Com eles, foi possível medir e gerenciar o tempo de execução, a qualidade do que foi executado e os custos gerados. O resultado da implantação foi um maior controle sobre todas as etapas de compras e redução de custos.

Essa foi uma mudança que gerou benefícios para todo o negócio e deixou o cliente muito satisfeito com o sucesso alcançado. Ao otimizar a área de compras da empresa, a Optimize mostrou a importância de apostar em processos cada vez melhores. Esta é sempre uma forma de desenvolver uma cultura organizacional que valorize a eficiência, gere resultados concretos e crie uma valiosa vantagem competitiva.

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Pelo desejo intrínseco de empreender, de criar algo que fosse valorizado pelo mercado e que tornasse a gestão das organizações mais simples, mais assertiva e que as colocasse em um outro patamar, o da inovação e alta performance, é que pensamos a Optimize.  Venha e junte-se a nós!

 

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