Canal de Conteúdo da Optimize e Plataforma Sintonia.

Aqui você encontra diversos conteúdos e materiais gratuitos sobre gestão estratégica, transformação de processos de negócios, projetos e de como enganjar sua equipe para colocar sua empresa em sintonia e alcançar os resultados…

Nossas Redes Sociais

Nossas Redes Sociais:

Top
Confira os prejuízos da falta da gestão de processos – Blog Gestão em Sintonia
6104
post-template-default,single,single-post,postid-6104,single-format-standard,mkd-core-1.0,highrise-ver-1.1.1,mkd-smooth-scroll,mkd-smooth-page-transitions,mkd-ajax,mkd-grid-1300,mkd-blog-installed,mkd-header-standard,mkd-sticky-header-on-scroll-up,mkd-default-mobile-header,mkd-sticky-up-mobile-header,mkd-dropdown-slide-from-bottom,mkd-dark-header,mkd-full-width-wide-menu,mkd-header-standard-in-grid-shadow-disable,mkd-search-dropdown,mkd-side-menu-slide-from-right,wpb-js-composer js-comp-ver-5.2.1,vc_responsive

Blog

Confira os prejuízos da falta da gestão de processos

Assim como uma engrenagem, as organizações também são compostas por um conjunto de partes interdependentes. É preciso que cada peça desempenhe sua função de maneira eficiente, tornando o conjunto mais produtivo e eficaz no atendimento ao cliente. E, também, capaz de gerar maior lucratividade para o negócio. Isso tudo é possível com a gestão dos processos.

Já, a falta de controle e acompanhamento dos processos causará, certamente, uma série de prejuízos à organização. E o maior problema é que muitas empresas estão acostumadas a operar em modo de mau funcionamento. Isso faz com que elas não enxerguem o prejuízo que estão tomando ou a causa de seus problemas.

Confira os principais problemas que a falta da gestão de processos operacionais ocasiona.

1. Falta de definição e clareza acerca de responsabilidades e atribuições

É comum encontrar pessoas que sem saber ao certo o que e como fazer, acabam não sendo eficientes e tornando-se improdutivas. As pessoas não sabem quais são suas responsabilidades e, então, fazem um pouco de tudo, de qualquer jeito.

A falta de papéis, responsabilidades e processos claramente definidos (administrativos, de gestão, supervisão, operação, vendas, etc…) fornecem a base para práticas ilícitas e conflitos estruturais de interesse.

Isso também dá margem a erros, retrabalho e outros problemas advindos de falha humana. Mas independentemente de erro intencional ou não, a falta de clareza propicia a dubiedade de informação e isso favorece desculpas ou justificativas, em caso de erros. O que torna ainda mais difícil de sanar a situação.

Também é comum delegarem a responsabilidade pela falha a outras áreas. Isso gera pressão desnecessária sobre outros departamentos e até mesmo responsabilização injusta, por problemas que ninguém encontra responsáveis. 

2. Falta de clareza em relação a cargos e funções (organograma)

Quando não há uma organização clara, sua empresa corre o risco de ter as pessoas certas nas funções erradas. Para que a sua organização funcione de maneira ótima, seus funcionários devem corresponder com qualidade de trabalho para a função que lhes foi atribuída.

Cada função tem um grupo de atividades que deve executar. O funcionário ideal para uma determinada função é quando o estilo de trabalho dele, a experiência e o conhecimento técnico são ideais para ela. As empresas que não possuem uma boa gestão de processos acabam colocando pessoas em uma função para a qual elas são inadequadas.

A falta de um organograma e de uma gestão de processos pode acarretar na falta de clareza de quem executa a função certa, quem são os responsáveis pela tarefa e pelo processo. E isso leva muitas vezes as pessoas a executarem tarefas que outras fariam de maneira mais adequadas, gerando perda de produtividade e queda na motivação da equipe.

3. Esquecimento e atraso na execução de tarefas

Qualquer tarefa específica exige um conjunto de regras de trabalho para que seja executada de forma eficaz. Os atrasos afetam todo o processo de produção. O mapeamento e a gestão de processos ajuda a evitar essas situações, já que é determinado um tempo correto e as tarefas são claras.

>>> Baixe agora: [Cheklist] Descubra Gargalos, Retrabalho, Desperdício de Tempo e Dinheiro em sua Empresa.

A gestão de processos de negócio também ajuda a identificar tarefas redundantes e desnecessárias, otimizando todo o fluxo de produção. E se aliada a automação de processos, a empresa inteira têm um salto enorme de produtividade, já que muitas dessas tarefas passarão a ser executadas automaticamente.

5. Sem gestão de processos não há padrão e nem controle das tarefas

Quando não há gestão de processos, cada um faz suas tarefas de um jeito e, a cada dia, de maneira diferente, tornando o processo ineficiente. A falta de especificações, controles e padrões é um dos problemas mais comuns das organizações e que gera muitos prejuízos. Porém, é comum que a diretoria demore a identificar a causa real: falta de procedimentos padrões ou ainda, falta de processos bem definidos.

Ter processos bem definidos e geridos irá garantir à sua empresa que ela sempre siga os procedimentos corretos. Isso também ajuda a evitar erros e retrabalho, por consequência perda de tempo e de dinheiro.

6. Falha de comunicação entre departamentos

Muitos processos vão necessitar de mais de um departamento para que sejam executados. Quando não há gestão de processos, a comunicação pode ser relegada a meios ineficientes, como os e-mails, por exemplo.

Um e-mail pode falhar por vários motivos: mensagens podem se perder, esquecimento de copiar uma pessoa importante etc. Já quando há processos, toda a comunicação é feita por uma interface que é a execução do próprio processo. Ou seja, ela é centraliza e ainda garante que as pessoas certas recebam as informações que precisam.

7. Time desengajado e desgastado

Em empresas que não têm a cultura da gestão de processos é comum ver funcionários desanimados e estressados. Muitos deles são bombardeados com demandas de vários departamentos, com cada gerente exigindo que o que eles precisam deve ser feito primeiro, independentemente de se a demanda era realmente uma prioridade ou não.

A implementação da gestão de processos alivia o estresse dos funcionários que têm que fazer malabarismos com vários processos que são executados ao mesmo tempo. Nela é possível configurar processos em que as prioridades são simplificadas. E garante que eles sejam realizados na ordem correta.

E se a gestão de processos é aliada a estratégias de gamificação, é possível ter um time altamente satisfeito, engajado e produtivo. A gamificação usa estratégias de games (por isso o nome) que são altamente motivadoras para a equipe inteira.

8. Falta de subsídios para a tomada de decisões

Os gestores costumam tomar muitas decisões, algumas sendo operacionais e outras estratégicas. Tomar decisões é uma questão de grande responsabilidade para com a empresa, colaboradores e clientes. E para que elas sejam mais benéficas possíveis, o gestor precisa de uma série de subsídios. E empresas que possuem gestão de processos de negócios bem definidas são capazes de fornecer esses subsídios. Confira.

Informações de qualidade: processos bem definidos e mapeados fornecem dados confiáveis. Além disso, é possível emitir relatórios com mais facilidade do que uma empresa que não possui nenhum tipo de controle da execução de suas tarefas.

Visão do todo: empresas sem gestão de processos possuem visão de “silo funcional”, com olhar limitado em relação ao todo. Enxerga-se somente o que está sendo feito, porém sem saber o que aconteceu antes ou acontecerá depois de sua tarefa. Isso dificulta muito a tomada de decisões de processos da diretoria, já que terá de fazer um aprendizado para entender a situação completa e assim poder tomar uma decisão com segurança.

Para qualquer organização, seja ela de grande ou pequeno porte, de qualquer segmento, esses e demais problemas poderão ser evitados ou corrigidos, com a gestão dos fluxos de trabalho, otimização e automatização de processos de negócio. A gestão de processos aliada à melhoria contínua e à tecnologia correta impactam direto no futuro e na prosperidade da sua empresa.

Você teve alguma dificuldade relacionada à falta de gestão de processos? Deixe seu comentário e compartilhe a experiência conosco

Pelo desejo intrínseco de empreender, de criar algo que fosse valorizado pelo mercado e que tornasse a gestão das organizações mais simples, mais assertiva e que as colocasse em um outro patamar, o da inovação e alta performance, é que pensamos a Optimize.  Venha e junte-se a nós!

 

Gostou? Compartilhe com seus amigos!

Comentários

Comentários