Canal de Conteúdo da Optimize e Plataforma Sintonia.

Aqui você encontra diversos conteúdos e materiais gratuitos sobre gestão estratégica, transformação de processos de negócios, projetos e de como enganjar sua equipe para colocar sua empresa em sintonia e alcançar os resultados…

Nossas Redes Sociais

Nossas Redes Sociais:

Top
Conheça as 6 fases do ciclo de vida do BPM – Blog Gestão em Sintonia
6696
post-template-default,single,single-post,postid-6696,single-format-standard,mkd-core-1.0,highrise-ver-1.1.1,mkd-smooth-scroll,mkd-smooth-page-transitions,mkd-ajax,mkd-grid-1300,mkd-blog-installed,mkd-header-standard,mkd-sticky-header-on-scroll-up,mkd-default-mobile-header,mkd-sticky-up-mobile-header,mkd-dropdown-slide-from-bottom,mkd-dark-header,mkd-full-width-wide-menu,mkd-header-standard-in-grid-shadow-disable,mkd-search-dropdown,mkd-side-menu-slide-from-right,wpb-js-composer js-comp-ver-5.2.1,vc_responsive

Blog

Conheça as 6 fases do ciclo de vida do BPM

O gerenciamento de processos é uma tarefa indispensável para o sucesso de uma gestão estratégica. Por meio dele é possível obter resultados melhores, reduzir custos, melhorar a produtividade, eliminar desperdícios, evitar retrabalho e atingir desempenho superior. Isso faz com que a otimização dos processos de uma organização seja uma meta permanente. Atingi-la, porém, depende de utilizar as ferramentas certas. Por isso, é tão importante que se conheça o ciclo de vida do BPM.

BPM é a sigla de Business Process Management, que pode ser traduzido como Gerenciamento de Processos do Negócio. Esta ferramenta conta com uma estrutura cíclica que é composta por seis fases. Compreender como ela funciona e o que engloba cada uma de suas fases é a base para aplicar suas funcionalidades e obter ganhos de performance na gestão de processos.

Neste artigo, vamos explicar o que é o BPM, qual sua importância na otimização de processos e quais são suas fases. Continue lendo e conheça mais detalhes dessa ferramenta.  

O que é BPM?

Podemos dizer que o Business Process Management é uma metodologia que utiliza diversos recursos para identificar, analisar, medir, aperfeiçoar e automatizar processos dentro de uma organização. Ela faz parte de um conjunto de ferramentas que devem atuar em sintonia na implementação de um planejamento estratégico de resultados.

Toda empresa é composta por centenas de processos, que são qualquer atividade executada por pessoas, maquinário ou sistema digital com uma finalidade específica para o funcionamento do negócio. Eles podes ser isolados ou – o que é mais comum – fazer parte de um sistema maior de processos que se relacionam entre si. De forma independente, eles têm um tempo de duração, uma série de etapas a serem cumpridas e um objetivo final esperado. Quanto melhor forem os processos de uma organização, mais eficiente ela será.

O que o BPM faz é mapear todos esses processos, alinhá-los a uma gestão estratégica, modelá-los para que sejam mais eficientes e automatizá-los para que sejam mais eficazes e dinâmicos. Esta é uma técnica que envolve diversos desafios e demanda organização, conhecimento e experiência na sua execução.

O ciclo de vida do BPM

O BPM é uma abordagem flexível. Por isso, pode se adaptar à qualquer empresa, de qualquer segmento e porte. Assim, dependendo da maturidade do negócio onde será aplicado, alguns aspectos podem variar. Porém, basicamente, o ciclo de vida do BPM Business Process Management é composto de seis fases. Vamos conhecer em profundidade cada uma delas.

1. Planejamento e Alinhamento Estratégico

Neste primeiro momento é realizada uma ampla identificação dos processos da empresa. Isso demanda conhecer toda a documentação, entender como eles se relacionam entre si, como foram desenvolvidos e a que propósito servem.

Também é onde se verifica e assegura que todos estejam perfeitamente alinhados com o planejamento estratégico da organização e se estão a serviço de uma proposta de valor definida.

Resumindo, é o momento de obter uma visão macro de como está estruturado o conjunto de processos, identificando quais são primários, de gestão ou de apoio. Um trabalho que serve como preparação para a próxima etapa.

2. Análise de Processos

Primeiro, um levantamento geral completo. Depois, uma análise detalhada. É assim que esta fase do ciclo do BPM vai buscar compreender em detalhes cada processo da organização e o modo como eles estão sendo executados.

Esta análise vai proporcionar um conhecimento mais aprofundado de como as coisas acontecem, de como as entregas são realizadas, por quais gargalos elas passam e quais desafios têm de superar. Tudo sempre relacionando as tarefas umas com as outras. E também sempre a partir da perspectiva das metas e dos objetivos macros da organização.

Alguns pontos que serão avaliados são:

  • Estratégia, metas e indicadores;
  • Contexto dos processos dentro do perfil do negócio;
  • Funcionalidade e resultados de cada um;
  • Entradas e saídas, incluindo fornecedores e clientes;
  • Transição de processos entre equipes, áreas e departamentos;
  • Mensuração dos recursos e de como estão sendo aplicados.

>>>Conheça o MAPPER, ferramenta que vai te auxiliar a identificar os processos da tua empresa.

3. Desenho de Processos

Por mais que se saiba intuitivamente como um processo é feito, a melhor forma de identificar pontos de melhorias é por meio de uma visualização do todo. Ou seja, é preciso desenhá-lo.

Nesta etapa, os processos são esquematizados em uma documentação específica. Isso permite uma visualização ampla de cada etapa, com o início, o meio e o fim de seu andamento. Esta modelagem permite não apenas entender de forma mais clara como as coisas acontecem, mas também enxergar onde ocorrem falhas e onde podem ser melhoradas.

Somente assim será possível redesenhá-lo para que se torne mais eficiente, menos custoso e tantas outras melhorias que definem a palavra otimização. Isso inclui eliminar redundâncias, enxugar etapas, reduzir o tempo de execução e gerar maior produtividade.

Assim, o desenho é a forma mais eficiente de reorganizar cada processo de modo a torná-lo melhor e mais objetivo.

4. Implantação dos Processos

Até o momento, todas as etapas anteriores do ciclo de vida do BPM se referem a um elaborado trabalho de análise e planejamento. Agora, chegou o momento de colocar tudo em prática.

Na implementação, serão testadas todas mudanças propostas. Para isso, deve ser realizado um trabalho de treinamento e de comunicação com as pessoas envolvidas. É essencial que todos entendam o que muda e porque está mudando, pois só assim serão engajadas e isso é essencial para o sucesso de uma implementação.

Essa etapa vai demandar a participação de diversos níveis gerenciais, pois será como um processo de reeducação para a execução de algumas tarefas.

5. Monitoramento dos Processos

Por meio de métricas estabelecidas no planejamento da gestão de processos, esta etapa do ciclo de vida do BPM passa a acompanhar o andamento e a evolução de tudo que foi implantado.

É onde se avalia se o que foi planejado está sendo executado corretamente e se os resultados esperados estão sendo alcançados. Diversos indicadores de desempenho devem ser aplicados nesta fase, de modo que monitorem aspectos como:

  • Tempo de conclusão de cada processo;
  • Custos despendidos;
  • Resultados gerados por cada um deles;
  • Qualidade da execução (se houve atrasos, retrabalhos e se a entrega foi satisfatória).

Com esse monitoramento, serão identificados eventuais falhas e ajustes necessários. O que nos leva para a última fase do ciclo de vida do BPM.

6. Refinamento de Processos

A melhoria de processos é, por si só, um processo contínuo. Assim, tudo que foi identificado como pontos a serem melhorados durante o monitoramento precisará ser reavaliado, redesenhado e novamente implementando.

Esse é um trabalho de refinamento que deve ser permanente, pois a evolução dos negócios – seu crescimento, desenvolvimento e expansão – vão sempre demandar novos processos como suporte.

Com esta última etapa, é fechado – e também reiniciado – o ciclo de vida do BPM. Como se pode perceber, por trás de sua técnica e de seu conceito está a busca contínua do melhor desempenho e de uma performance focada em resultados. Esse é o princípio elementar da otimização dos processos, que é a consequência de uma boa gestão estratégica da qual toda empresa pode (e deve) se beneficiar.

Se você gostou desse artigo, não deixe de assinar nossa Newsletter. Assim você recebe, periodicamente, informações e conteúdos úteis e interessantes para o seu negócio.

Pelo desejo intrínseco de empreender, de criar algo que fosse valorizado pelo mercado e que tornasse a gestão das organizações mais simples, mais assertiva e que as colocasse em um outro patamar, o da inovação e alta performance, é que pensamos a Optimize.  Venha e junte-se a nós!

 

Gostou? Compartilhe com seus amigos!

Comentários

Comentários