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Gestão eficiente no processo de compras organizacionais – Blog Gestão em Sintonia
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Gestão eficiente no processo de compras organizacionais

As organizações, para se manterem, evoluírem de maneira sustentável e atenderem eficazmente seus clientes, precisam ser geridas e também operar de forma cada vez mais eficiente. E entre as iniciativas necessárias para que isso ocorra, uma das mais importantes é a gestão e otimização de seus processos.

E, entre esses há um que ocorre cotidianamente e, muitas vezes, sem obter a devida atenção: O PROCESSO DE COMPRAS. Tal processo é extremamente importante, pois alimenta a operação das organizações, impacta em suas finanças. Também contribui positiva ou negativamente nos resultados, dependendo de como é executado.

Em muitas organizações, as compras são feitas com pouco controle e de maneira muito informal e bastante manual

  • sem padronização;
  • sem regras claras;
  • com poucos critérios;
  • sem definição de responsáveis por solicitar e também por analisar a necessidade de comprar.

Quando não há um processo de compras bem definido pode ocorrer aquisição de produtos errados e até mesmo desnecessários. E isso causa uma série de desperdícios, seja de tempo de quem se envolveu no processo, de recursos financeiros que foram gastos sem necessidade, de bens materiais que foram adquiridos e não serão usados. Até mesmo, de espaço físico para guardar esses produtos!

Comprar de qualquer jeito e de maneira desestruturara, sem considerar os objetivos da organização, da sua real necessidade e também os impactos dessa ação é, sem dúvidas, um problema. Se a sua empresa atua assim, sem gestão no processo de compras, está na hora de dar a devida atenção a isso. Ela pode estar perdendo dinheiro e recursos preciosos.

Qual a importância de um processo de compras?

Basicamente, o processo de compras fará com que a sua organização use melhor os seus recursos. Processos mapeados, documentados, claros a todos os envolvidos, assim como automatizados trarão os seguintes benefícios:

  • garante que todas as regras sejam seguidas;
  • promove a compra do que é de fato é necessário;
  • define o responsável por cada etapa do processo
  • possibilita identificar e controlar tudo o que é feito;
  • dá maior credibilidade e segurança, evitando, inclusive, condutas ilícitas e também a corrupção.

O papel das compras organizacionais na redução de custos

A compra é um processo organizacional altamente complexo. Os objetivos dela ultrapassam a crença tradicional de que o principal papel da compra é a obtenção de bens e serviços em resposta às necessidades internas. Os objetivos gerais de compra podem ser classificados em cinco seções principais:

  • continuidade do suprimento;
  • gerenciamento eficiente e efetivo do processo de redução de custos;
  • otimização da cadeia de suprimentos;
  • desenvolvimento de metas alinhadas com stakeholders internos;
  • desenvolvimento de estratégias de compras integradas que atendam metas e objetivos organizacionais.

Dicas para desenvolver um processo de compras eficiente

Aquisição de matérias-primas, inventário, itens ou serviços que uma empresa precisa para fazer negócios, geralmente está sob os cuidados de um departamento específico. Cada empresa tem a sua necessidade específica e terá de criar seus processos. No entanto, algumas dicas são válidas para todas. Confira.

Dica 1. Determine os responsáveis para fazer as compras

Estabeleça uma lista de responsáveis pelas compras da empresa. Estas pessoas serão as únicas que poderão assinar ordens de compra, assinar contratos em nome da empresa ou aprovar despesas da empresa em limites específicos.

Dica 2. Desenvolva políticas de departamento de compras

Algumas empresas, por exemplo, têm políticas que os funcionários não podem aceitar presentes ou favores de fornecedores que possam influenciar as decisões de compra de uma pessoa. Além de ser um processo mais ético, isso irá garantir que seus funcionários sempre atuem pelos interesses da empresa.

Dica 3. Estabeleça procedimentos para todas as compras da empresa

Isso pode incluir a definição de limites de gastos que não exigem uma ordem de compra. As compras que ultrapassarem esses limites exigiriam a requisição de pedido de compra, que passará pelos canais de aprovação apropriados com base no valor da compra.

Dica 4. Crie um sistema de pedidos de compra

Ao centralizar todos os pedidos e solicitações de compras em um sistema, é possível verificar com agilidade e transparência os montantes das despesas, e também os responsáveis pela compra. Além disso, ele também permite ter mais agilidade neste processo, previsibilidade de futuras despesas. Também possibilita que surjam oportunidades para reduzir os gastos por meio da análise e de renegociação de contratos com o fornecedor.

Dica 5. Defina os níveis de estoque de insumos

Definir o limite de estoque de matérias-primas e outros itens necessários para que a empresa funcione de forma eficiente permite ter maior previsibilidade e controle do inventário. Para isso, analise o uso de insumos ao longo de um período de um ano e observe as tendências de compras para estabelecer o inventário necessário.

Dica 6. Estabeleça a lista de fornecedores credíveis

Revise os contratos com os fornecedores atuais. Certifique-se de que eles atendam os critérios da empresa. Isso irá ajudar inclusive a verificar onde é possível renegociar contratos para poupar. E também identificar novas oportunidades.

Passos para criar um processo de compras eficiente

O processo de compras organizacionais pode ser dividido em oito etapas básicas. Na primeira etapa, a empresa identifica uma necessidade para a qual a resposta é a compra de um produto. A etapa final é a execução de um contrato de compra. Confira os passos básicos para construir um processo de compras eficiente.

1. Identificar a necessidade: neste momento, a organização vai identificar a necessidade de uma compra de produto. Por exemplo, uma empresa de construção civil que deseja oferecer serviços de pintura. Ela precisará não apenas contratar pessoal capacitado como também comprar as ferramentas e materiais necessários.

2. Selecione o produto específico: nesta etapa, deve-se selecionar os materiais que atendem a necessidade identificada. Como no exemplo da empresa de construção civil, pode ser que haja equipamentos que pintem mais rápido, tipos de tintas mais adequadas etc.

3. Selecione uma pessoa ou uma equipe responsável pelas compras: nomeie um responsável ou forme uma equipe para administrar o processo de compras. Eles também serão incumbidos de fazer o levantamento das especificações técnicas necessárias para o produto, pela pesquisa de preço e pelo processo de solicitação e adjudicação de licitação.

4. Liste as especificações técnicas do produto: crie uma lista de especificações técnicas necessárias para o produto para garantir que atenda às necessidades da empresa.

5. Faça o orçamento para compra: estabeleça um orçamento para a compra com base na gama de preços identificados pela pesquisa.

6. Faça um levantamento de fornecedores: pesquise os vários tipos de produtos que atendem às necessidades junto aos seus fornecedores. Assim é possível verificar se o custo-benefício dos insumos necessários atendem as expectativas da empresa.

7. Solicite licitações: solicite propostas dos fabricantes e fornecedores do produto identificado que atenda todas as especificações técnicas necessárias.

8. Faça um contrato: depois de selecionar um fornecedor, é hora de criar um contrato de compra e assim garantir seus direitos.

Como vimos ao longo deste artigo, o processo de compras organizacionais é uma necessidade que garante a sanidade e a continuidade dos negócios. E vamos finalizar com mais uma dica: além de criar e implementar um processo de compras, automatize! A automação não apenas irá reduzir o tempo despendido de seus funcionários, como também garantirá um processo a prova de falhas humanas.

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