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Gestão por processos versus gestão de processos

Ambos os termos são comumente usados e por vezes confundem a cabeça de quem lê ou os escuta. O POR e o DE entre as palavras GESTÃO e PROCESSOS dão a sensação de que significam a mesma coisa, mas não são, embora intimamente relacionadas. Vamos entender um pouco o que isso significa.

O que é gestão por processos?

Gestão POR Processos é a definição por parte da alta direção da organização em usar essa disciplina de gestão como parte da estratégia da empresa. Ou seja, é orientar a empresa POR processos, tomando a decisão de disseminar essa cultura internamente como estratégia de gestão. Tem como pilar a melhoria contínua de seus processos de negócios para atender melhor o cliente final e otimizar os resultados da empresa.

O que é gestão de processos?

Já a Gestão DE Processos é a implementação da estratégia (Gestão POR Processos) no dia a dia da empresa. É desdobrar a estratégia em ações através de métodos, práticas, ferramentas e tecnologia de Gestão DE Processos para alcançar os resultados definidos pela organização. Pela Gestão DE Processos será possível na prática: mapear, analisar, redesenhar, automatizar, monitorar desempenho e otimizar processos.

Como disseminar a cultura de processos na empresa?

É nesta fase que você precisa começar a combinar a gestão Por processos com a gestão DE processos. Disseminar essa cultura é importante para que todos os seus funcionários não apenas estejam a par da estratégia, mas também para que eles interajam e engajem de forma efetiva. Em outras palavras, seus colaboradores não vão apenas reter a nova informação, mas vão incorporá-la em si mesmos e em sua rotina.

Para ajuda-los a engajar todos os colaboradores, nós preparamos uma lista de dicas. Confira.

1. Comunicação

Estabeleça um plano para comunicar e disseminar a cultura de gestão de processos. Faça com seus funcionários percebam que iniciativas de melhoria de processos são boas para a rotina deles. Use veículos de comunicação variados como e-mails, boletins, cartazes por pontos estratégicos e de grande circulação, treinamentos, jogos etc.

Outra coisa bacana é fazer com que os colaboradores compartilhem suas boas experiências ao usar processos bem estruturados no trabalho. Com depoimentos que demonstram que os processos ajudaram a diminuir a carga de trabalho, aumentar os resultados e deixar o dia a dia mais dinâmico, a adoção dos processos definidos na gestão de processos será até desejada por todos os funcionários da empresa.

2. Reconhecimento

Para manter o interesse entre quem irá usar os processos uma boa dica é dar o reconhecimento aos colaboradores que tiveram os melhores resultados com a adoção deles ou ainda, que ajudaram na melhoria dos processos. Pode-se criar programas de reconhecimento fáceis de executar, como nomear um usuário de processos do mês, a sugestão de melhoria de processo mais inovadora da semana etc.

3. Treinamento de funcionários

Assegurar que os funcionários tenham treinamento adequado, apoio contínuo e os recursos necessários para se envolverem e se desenvolverem com os processos. O treinamento deve fazer parte da implantação dos processos e não deve focar apenas em procedimentos. Deve ajudar a mostrar para os colaboradores o quanto eles têm a ganhar e o papel deles na melhoria contínua. O treinamento também ajuda a garantir que as expectativas em torno da gestão de processos sejam claras desde o início.

4. Gamificação e diversão

Muitas empresas adotam a gamificação como estratégia de engajamento. Pode-se, por exemplo, oferecer recompensas ao “passar de fase” nas melhores adoções, ou ainda estimular uma competição saudável entre as pessoas tanto dentro das equipes quanto em toda a organização. Algumas empresas criam como sprints de processo ou caças de tesouros virtuais, com pistas escondidas nos processos para tornar o engajamento mais divertido e efetivo.

5. Liderança

A alta direção da empresa pode decidir pela adoção da gestão de processos para todas as suas rotinas, e claro cobrar resultados. Mas para que essa cobrança seja efetiva, é preciso criar lideranças na empresa. Esses líderes não apenas irão cobrar o envolvimento e os procedimentos, como também serão o ponto focal das equipes para suporte, tira-dúvidas e sugestões de melhorias. Isso também ajuda a construir uma forte rede de campeões ou super usuários, o que fomenta o engajamento.

6. Colaboração

A adoção plena de processos não é apenas um esforço dos gestores, é principalmente da equipe e todos os colaboradores da empresa. Por isso, é essencial transmitir a mensagem de que todos na sua empresa estão juntos. Pode-se considerar realizar sessões de brainstorming de melhoria de processo para que suas equipes não apenas se sintam participantes dessa cultura como também pensem fora da caixa e sugiram melhorias de processos. Tais sessões também podem servir como uma oportunidade de identificar pontos em que o processo não funciona bem e ainda tarefas que não necessitam mais existir.

7. Integração diária

Incorporar informações do processo em atividades diárias e outros sistemas de negócios, como a intranet da empresa, também ajudará a direcionar o envolvimento dos funcionários. Um boa dica é manter os documentos essenciais que todos rotineiramente precisam acessar como parte da ferramenta de gestão de processos de negócios da sua organização.

8. Responsabilidade

Dar aos funcionários a autonomia e os recursos necessários para mapear, analisar e, finalmente, possuir seus próprios processos e ideias de melhoria terão um grande impacto no envolvimento com processo. Para capacitar o pessoal a ser responsável, muitas organizações estabeleceram intervalos de tempo semanais dedicados a treinamentos. É importante que o processo tenha um responsável, e oportunizar à equipe ser esse “dono do processo” é bom estímulo à melhoria contínua.

9. Ouvir sugestões

Para manter o compromisso com a gestão de processos, é essencial que as empresas reconheçam que seu trabalho nunca será completo. Por isso, uma ideia que irá garantir a melhoria contínua dos processos e ainda envolver mais os colaboradores, é criar um canal para receber sugestões. As empresas também podem considerar a criação de avaliações programadas por parte de seus colaboradores, a fim de ouvir sugestões.

10. Recompensa

Por fim, como última sugestão está em dar recompensas para incentivar as boas práticas e a adoção de processos. Um pequeno incentivo pode ser tudo o que é preciso para motivar a participação. Para encorajar a equipe, algumas empresas instituíram incentivos como festas, brindes (entradas no cinema, cursos etc.) e, em alguns casos, bônus em dinheiro.

Concluindo, Gestão POR Processos está ligada à estratégia da empresa, enquanto Gestão DE Processos é a operação em nível tático e operacional. Os dois conceitos estão intimamente ligados e ambos devem estar presentes em uma iniciativa de Gestão POR/DE Processos para que se tenha sucesso. É comum ver empresas tentando implantar ou um ou outro e não obtendo resultado positivo algum.

De nada adianta a alta direção definir a Gestão POR Processos como estratégia se na hora de implementar não forem usados métodos, práticas e ferramentas adequadas. Da mesma forma, terá sucesso limitado uma iniciativa isolada de Gestão DE Processos por uma área da empresa sem o patrocínio da direção. O sucesso de uma empresa passa sempre por um bom alinhamento dos níveis estratégico, tático e operacional. Por isso, é importante disseminar e envolver a todos na cultura da gestão de processos. Nesse sentido, todos saem ganhadores, tanto a empresa quanto os funcionários e os clientes.

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Pelo desejo intrínseco de empreender, de criar algo que fosse valorizado pelo mercado e que tornasse a gestão das organizações mais simples, mais assertiva e que as colocasse em um outro patamar, o da inovação e alta performance, é que pensamos a Optimize.  Venha e junte-se a nós!

 

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