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Metodologia Optimize de consultoria em gestão de processos – Blog Gestão em Sintonia
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Metodologia Optimize de consultoria em gestão de processos

Dentre as diversas etapas da implementação de um Planejamento Estratégico, a correta administração dos processos se apresenta como a mais determinante para o sucesso do plano. Isso porque ela se coloca no nível das ações práticas, aquelas que vão, efetivamente, impactar os resultados.

Em outras palavras, é onde se coloca a mão na massa. Por isso, investir em uma consultoria em gestão de processos é uma forma inteligente de garantir resultados sólidos e o alcance dos objetivos planejados.

É com foco nesses objetivos que a Optimize  desenvolveu sua metodologia de consultoria em gestão de processos. Em termos de consultoria para a otimização e gestão eficiente de processos, criamos um formato de fácil implementação e com resultados de alta performance.

Esta metodologia, além de se apoiar em ferramentas modernas e de eficiência comprovada, também se apoia em um conceito inovador, que aposta na sintonia como forma de obter ganhos de sinergia, redução de custos e integração da operação.

O conceito Sintonia

A ideia que esse conceito traz é a de que é preciso haver sintonia nos processos de todas as áreas. E isso não apenas no que se refere à operacionalização das tarefas e rotinas, mas também no alinhamento com a cultura organizacional, a cadeia de valor e os objetivos estratégicos.

É o alinhamento desses e de outros elementos fundamentais da organização que vai garantir a alta performance e as vantagens competitivas que farão diferença nos resultados globais da empresa.

Para que você entenda melhor como essa metodologia é aplicada e como ela pode levar seu negócio a um novo patamar de eficiência, detalhamentos neste artigo as etapas e os princípios do nosso método de consultoria em gestão de processos.

Continue lendo e descubra como podemos levar a operação de sua empresa ao máximo de desempenho e excelência!

Entendendo o negócio

Para conhecer um negócio é preciso antes conhecer os princípios que os sustentam. Isso é importante porque é sobre esses princípios que estão sedimentados aspectos como o jeito de fazer negócios, a cultura organizacional e até mesmo o modo como se entrega valor a seus clientes.

O mais elementar na definição e divulgação desses princípios se dá por meio do tripé Missão, Visão e Valores.

É a composição e consistência desses três elementos que servirão de base para entender o negócio, como ela atua e como pretende atuar no futuro.

Na metodologia de consultoria em gestão de processos da Optimize, a compreensão do negócio do cliente parte do mesmo tripé, mas vai além e o desdobra em mais elementos. Para isso, utilizamos o Canvas de Entendimento do Negócio, que, estruturalmente, funciona da seguinte forma:

  • Missão: de modo objetivo, é o que define o propósito, a razão de ser da empresa, sendo sua identidade mais básica.
    • Cliente Alvo: no Canvas da metodologia que desenvolvemos, abaixo da Missão é definido o perfil do cliente que a empresa atende. Dados demográficos, hábitos de compra, sua relação com a marca, a quais abordagens ele responde melhor são algumas das informações que são coletadas, consolidadas, cruzadas e analisadas.
    • Necessidades do Cliente: aqui são definidas as necessidades e expectativas que o cliente tem em relação à empresa e a seus produtos.
  • Visão: é a definição, em poucas palavras, de quais são as aspirações da empresa para o futuro. Funciona como um ideal a ser perseguido e que, quando alcançado, se transforma em outra aspiração ainda mais elevada.
    • Essência Competitiva: trata-se aqui de listar uma série de elementos que devem ser mantidos ou alcançados para fidelizar os clientes e se diferenciar da concorrência.
    • Relacionamento com o Cliente: neste quadrante do Canvas, são definidos os esforços necessários de comunicação e relacionamento para manter clientes satisfeitos.
  • Valores: são as crenças éticas que devem guiar as decisões, atitudes e a postura das pessoas que atuam na empresa. São posturas das quais não se deve abrir mão em nenhuma circunstância.
    • Atividades Chave do Negócio: aqui se define quais são as atividades indispensáveis para que seja possível entregar valor ao cliente.
    • Recursos Necessários: para que a entrega de valor aconteça, quais são os recursos necessários e como eles devem ser aplicados. É isto o que finaliza este Canvas de nossa metodologia de consultoria de gestão de pocessos.

>>> Clique aqui e baixe o Canvas de Entendimento do Negócio

Identificação dos objetivos estratégicos e Macroprocessos

Para alinhar todos os processos da empresa de forma coerente e com máxima eficiência, é preciso entender quais são os objetivos estratégicos do negócio. Em seguida, é necessário fazer a identificação dos macroprocessos que serão o ponto de partida para as demais atividades e que devem estar em linha com os objetivos.

Na metodologia de consultoria em gestão de processos da Optimize foi desenvolvido um Canvas com essa finalidade. Através dele é possível adquirir uma visão macro dos processos perfeitamente alinhada com a estratégia do negócio.

Este Canvas se segmenta em:

  • Perspectivas do negócio – como serão definidos os objetivos (financeiro, mercado, processos e pessoas);;
  • Objetivos estratégicos – que são as metas globais da empresa, que devem estar em sintonia com sua Missão, Visão e Valores;
  • Indicadores de desempenho – definição de métricas a partir dos critérios que devem regular o andamento da empresa no rumo de seus objetivos;
  • Metas – um primeiro desdobramento dos objetivos em metas intermediárias;
  • Responsáveis pelas metas – atribuição clara de tarefas e da responsabilidade de cada meta entre as lideranças da empresa.
  • Macroprocessos – é o meio pelo qual a organização reúne os grandes conjuntos de atividades para gerar valor e cumprir sua missão.

>>>Conheça aqui o Canvas que utilizamos em nossa consultoria em gestão de processos 

Análise e estruturação da arquitetura de processos

Antes de atuar efetivamente em qualquer processo, é preciso que se tenha uma visão global de sua estrutura. É uma postura que parte do macro para o micro, compreendendo primeiro o dispositivo geral para só então atuar em cada detalhe desse dispositivo.

É nesta fase de nossa consultoria em gestão de processos que aplicamos o Canvas de Portfólio de Processos. Por meio dele é possível conhecer os desdobramentos de rotinas e seu impacto na produtividade. Este é um modelo que está dividido em:

  • Macroprocessos/Cadeia de Valor.
  • Processos Primários;
  • Processos de Apoio;
  • Processos de Gerenciamento;

Ao identificar e segmentar esse escalonamento de processos dentro da empresa, cria-se um mapeamento inicial de como as coisas acontecem. Assim, é possível identificar quais ações estão adequadamente em sintonia com os objetivos, quais estão fora de contexto e qual a melhor forma de atuar na melhoria do conjunto. É o passo de abertura que vai levar à etapa seguinte da nossa consultoria em gestão de processos, com mais detalhamento e precisão.

Desenho e priorização de processos

É chegado o momento de destrinchar a complexidade dos processos, aprofundando, etapa a etapa, cada um deles. Isso significa fazer o desenho específico de todas as atividades, entendendo onde ela começa e termina, por quais fases passa, com quais outros processos se relaciona e quais seus gargalos.

Em nossa metodologia de consultoria em gestão de processos, este mapeamento detalhado é facilitado pela ferramenta Optimize Mapper. Com ela é possível, ao mesmo tempo, ter uma visão completa de cada processo e estruturar detalhadamente todas as dinâmicas relacionadas a ele. Tudo visualmente simples, em forma de diagrama.

Assim, neste modelo, são identificados:

  • O nome do processo;
  • O responsável;
  • A origem e o destino da atividade;
  • A entrada e a saída daquela etapa;
  • Todos os participantes do processo;
  • Os recursos que ele demanda;
  • Os problemas que ele apresenta;
  • As sugestões de melhorias a partir da análise;
  • O diagrama do processo;
  • Os indicadores de desempenho.

Esta ferramenta será fundamental para atuar assertivamente nas rotinas. Ao entender os erros e acertos de cada uma delas, torna-se fácil apresentar alternativas, redesenhar processos, implementar mudanças e controlar os resultados. São essas ações que vão melhorar a performance, aumentar a eficiência e reduzir custos, levando ao ganho de importantes vantagens competitivas.

>>> Baixe aqui o Optimize Mapper, utilizado na nossa consultoria em gestão de processos

Implantação de processos

Nesta etapa do método de consultoria em gestão de processos é onde as mudanças começam a acontecer. Seja para melhorar, seja para começar do zero um outro modo de fazer as coisas, seja para padronizar e ganhar eficiência, é nesta etapa que são redesenhadas as rotinas.

Na fase de implementação, são duas as abordagens possíveis para atuar sobre os processos: sistêmica e não sistêmica. Vamos entender melhor essas duas perspectivas, lembrando que elas não são excludentes entre si, podendo também ser implementadas em conjunto, caso isto se mostre como sendo a melhor opção.

Implementação sistêmica

Nesta abordagem, o grande diferencial está na automatização dos processos, utilizando tecnologia digital. É a base do BPMS (Business Process Management Systems). São sistemas de gerenciamento de processos que podem, inclusive, serem integrados com outros dentro da empresa, aumentando a abrangência e precisão de sua atuação.

A solução em automatização que a Optimize oferece está na Plataforma Sintonia, mais precisamente no seu Módulo de Gestão de Processos. Trata-se de uma ferramenta para impulsionar a alta performance de sua empresa.

Implementação não sistêmica

Neste caso, trata-se de uma mudança mais convencional, onde se atua diretamente com as pessoas ligadas aos processos que serão redesenhados ou iniciados. Neste caso, há a necessidade de um amplo trabalho de comunicação e esforço de engajamento. Isso porque o sucesso da implementação, da correta execução do que foi planejado e da velocidade da curva de aprendizado dependerá do envolvimento de diversas pessoas direta ou indiretamente ligadas ao processo.

Monitoramento de processos

Por trás de cada processo redesenhado e implementado deve haver um objetivo claro e um resultado mensurável por meio de indicadores específicos. Lembrando do conceito de que toda a gestão de processos deve estar em sintonia com os objetivos estratégicos da empresa, é fundamental que seja feito o monitoramento do que foi implementado. Isso implica em acompanhar cada etapa executada, sua fluidez, tempo de execução e os resultados alcançados.

Esta é mais uma etapa para a qual a Plataforma Sintonia, disponibilizada na consultoria em gestão de processos da Optimize, oferece recursos extremamente eficientes e simplificados. É através desse monitoramento que serão identificados os pontos de correção e melhoria. Ele fornece, sobretudo, subsídios para que os gestores tomem decisões assertivas no sentido de obter os melhores resultados com a maior eficiência.

Alguns exemplos de indicadores de desempenho que devem ser monitorados são:

Qualidade

Deve avaliar aspectos como:

  • Índice de erros na operação;
  • Resultados de pesquisa de satisfação de clientes;
  • Grau de disponibilidade para atender demandas.

Potencial de resposta

Avalia o cenário para:

  • Velocidade em responder no caso de reclamações;
  • Tempo médio para execução de tarefas;
  • Fila de tarefas ou gargalos de execução;
  • Capacidade de processar volumes excedentes.

Custo vs. Eficiência

Leva em consideração:

  • Percentual de utilização da equipe;
  • Custo especificado por cada unidade;

Além desses, há também diversos outros como: indicadores financeiros (lucro, margens, rentabilidade operacional), crescimento da receita, retorno por acionista, valor agregado global, ROI (Retorno Sobre o Investimento), entre outros.

Como se pode ver, todos os resultados da empresa, em suas diversas perspectivas e ângulos, estão atrelados à eficiência de seus processos.

Otimização de processos

A última etapa de nossa metodologia de consultoria em gestão de processos abrange a efetiva otimização de todos os fluxos. Isso ocorre como parte de um ciclo de melhoria contínua. Superadas todas as etapas anteriores, onde a análise resultou na implementação e esta segue monitorada por indicadores, é o momento de atuar para melhorar ainda mais todas as atividades.

Após as alterações feitas terem apresentado seus resultados, cria-se uma base para uma nova e contínua análise, a partir da qual cada processo pode ser novamente melhorado.

Assim, são realizadas novas correções, ajustes em pontos que ainda não atingiram seu máximo potencial de excelência e precisão. Também é uma fase onde se consolida uma cultura de eficiência, onde o papel de cada colaborador é ressaltado dentro de sua importância para o sucesso da empresa e execução de todas as atividades do negócio.

Ao cumprir todo o ciclo e reiniciá-lo, o aperfeiçoamento torna-se algo permanente e tende a se incorporar em todas as áreas da empresa. É isso que pode ser chamado de consolidar uma cultura de excelência. A partir disso, tem-se uma base sólida, uma plataforma para o lançamento de uma alta performance.

Consultoria em Gestão de Processos

O percurso de aplicação da metodologia de consultoria em gestão de processos desenvolvida pela Optimize – que conta ainda com o suporte de ferramentas disponíveis na sua Plataforma Sintonia – é um caminho para o atingimento de grandes objetivos estratégicos.

Somos focados em resultados e em oferecer a melhor assistência e suporte para a gestão de alta performance. Tudo isso, sempre partindo de soluções descomplicadas, de fácil e ágil aplicação e de eficiência comprovada.

Quando se trata de consultoria em gestão de processos, temos amplo conhecimento e um histórico repleto de cases de sucesso. Do primeiro ao último estágio da otimização, oferecemos a melhor consultoria em gestão de processos, com as ferramentas mais utilizadas em escala global por empresas internacionais.

Entre em contado conosco, leve para sua organização nossa consultoria em gestão de processos e descubra o leque de opções e o amplo ferramental de que dispomos para levar sua empresa a um novo patamar de performance e competição.

Pelo desejo intrínseco de empreender, de criar algo que fosse valorizado pelo mercado e que tornasse a gestão das organizações mais simples, mais assertiva e que as colocasse em um outro patamar, o da inovação e alta performance, é que pensamos a Optimize.  Venha e junte-se a nós!

 

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