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Organograma, cargos e funções: Entenda o que são – Blog Gestão em Sintonia
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Organograma, cargos e funções: Entenda o que são

Para que uma empresa funcione e se mostre bem preparada para os desafios do mercado é preciso que ela seja adequadamente organizada. Isso se refere a uma cadeia de comando, com funções, responsabilidades e cargos desenhados de forma clara e planejada. Essas são ações que fazem parte de um bom planejamento estratégico, que envolve gestão de pessoas e de processos. Toda essa organização hierárquica pode ser condensada com precisão naquilo que chamamos de organograma.

Trata-se de um documento que deve ser desenhado para exibir de modo rápido e simplificado todos os cargos da empresa e como eles se relacionam entre si hierarquicamente. Mais do que uma formalidade, um organograma cumpre um papel relevante no fluxo de trabalho e na comunicação interna da empresa. Ele também revela traços de sua cultura corporativa e de sua dinâmica no dia a dia, chegando a ter função prática nas ações operacionais.

Continue lendo este artigo e entenda melhor como esse instrumento funciona e como deve ser utilizado em prol de uma organização eficiente.

Definição de organograma

Em uma definição objetiva, podemos dizer que um organograma é uma representação gráfica que ilustra, de modo simplificado, a estrutura hierárquica de uma instituição, seja ela uma empresa, um órgão público, uma associação, uma ONG etc. Sua principal característica é demonstrar de forma desdobrada como se compõem os cargos e as funções, identificando os níveis de autoridade e de subordinação. Ele deve exibir, literalmente, como as pessoas dentro da organização estão internamente organizadas e conectadas.

Uma outra função do organograma é servir como instrumento de comunicação. É por meio dele que, por exemplo, novos colaboradores podem entender rapidamente a estrutura da empresa. Assim, diante de dúvidas ou da necessidade de solução de problemas, pode-se ver, de maneira ágil, a quem direcionar a demanda.

Essa funcionalidade vale para colaboradores, parceiros e fornecedores, atuando como um guia com indicação de a quem se dirigir para solucionar questões diversas.

O modo único como cada empresa organiza sua hierarquia – e o perfil das pessoas que ocupam determinadas funções – serve também como indicativo de aspectos da cultura organizacional. Isso facilita a vida de pessoas recém-chegadas ao time, pois ajuda no entendimento de como funciona a cadeia de comando e as subordinações. E isso não apenas entre pessoas, mas também entre áreas e departamentos.

Cargos e funções

Um organograma deve trazer a divisão de cargos e funções da companhia. Para que esse ponto fique claro, vamos fazer uma descrição objetiva de cada uma deles.

Cargo: é um posicionamento hierárquico dentro da estrutura de uma organização. Todo o desenvolvimento de cargos faz parte de um planejamento onde a empresa elabora a melhor estrutura para a sua produtividade. Isso vai depender da área da atuação do negócio e dos recursos disponíveis. Essa elaboração também segue princípios de gestão estratégica, pois o modo como os cargos são criados e organizados influencia diretamente no alcance de objetivos da empresa.

Funções: é a parte prática de cada cargo. Funções são um conjunto de obrigações, responsabilidades, deveres e tarefas que devem ser executadas pela pessoa designada para aquele cargo.

Elaborando um organograma

O processo para a elaboração de um organograma deve sempre partir de algumas premissas quanto a este documento e sua utilidade. Um dos aspectos mais importantes é que ele seja pensando de modo a ser flexível, podendo sempre se adaptar às mudanças da empresa e dos negócios.

Assim, um organograma não deve ser algo engessado, sem margens para adaptações. Lembre-se que a estrutura que ele representa é um organismo vivo, em constante transformação, atualização e evolução e esse documento deve refletir isso.

Da mesma forma, ele deve estar estruturado com foco na eficiência, na alta performance e na desburocratização. Quanto mais enxuta a estrutura, mas dinâmica tende a ser sua atuação.

Para sua confecção, é preciso seguir algumas etapas:

  • Liste todos os cargos – isso deve incluir mesmo o pessoal terceirizado ou em funções de suporte como faxina e segurança;
  • Distribua a hierarquia dos departamentos – é importante lembrar que esse arranjo deve estar alinhado com o planejamento estratégico e, especialmente, com a gestão de processos. Dessa sintonia depende a máxima eficiência da produtividade em todas as áreas da empresa;
  • Escolha o formato que melhor atenda à sua organização – o mais conhecido e utilizado é o formato em cascata, que desce da presidência até a base.
  • Crie o documento – para isso você pode utilizar desde um processador de texto comum, como o Word, até uma ferramenta específica como a Plataforma Sintonia.

Estratégia, organograma e processos

É fácil perceber como um organograma bem elaborado, flexível e dinâmico está diretamente vinculado com os objetivos estratégicos da empresa e com seus processos.

Mais do que definir quem responde pelo quê ou quem está subordinado a quem, um organograma deve refletir o fluxo de decisões e até o fluxo de alguns processos operacionais. Claro que não de forma objetiva, pois esse mapeamento deve ser feito de outra forma, mas de modo intuitivo. É nesse aspecto que ele também se mostra um reflexo da cultura organizacional.

Ele ajuda a entender processos decisórios, servindo como um primeiro passo para a análise e otimização de processos operacionais. É no organograma que, muitas vezes, pode-se identificar os primeiros sinais de burocracia, gargalo e ineficiência de ações e decisões.

Tudo isso faz desse documento um elemento de muita importância sob vários ângulos. Agiliza a compreensão da dinâmica organizacional para quem está chegando ou é de fora, servindo como um instrumento de comunicação. Oferece uma noção da cadeia decisória, permitindo rapidez na busca de pessoas que possam resolver gargalos. E apresenta um panorama de como a organização funciona.

Por fim, é sempre importante reforçar que esse panorama oferecido pelo documento deve ser aberto a mudanças, de forma flexível e evolutiva, e nunca engessado e rígido.

Muito antes dos modelos de canvas se tornarem presentes nos planejamentos e processos de gestão de negócios, o organograma já se mostrava como um “canvas” eficiente para dar uma visão global da empresa. Por isso, é uma etapa do planejamento que não deve ser desprezada, pois a feitura ou a atualização ou mesmo o redesenho do organograma de uma empresa pode trazer muitos impactos ao andamento e, principalmente, à compreensão do negócio.

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Pelo desejo intrínseco de empreender, de criar algo que fosse valorizado pelo mercado e que tornasse a gestão das organizações mais simples, mais assertiva e que as colocasse em um outro patamar, o da inovação e alta performance, é que pensamos a Optimize.  Venha e junte-se a nós!

 

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