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Saiba a verdade sobre os processos de negócio da sua empresa – Blog Gestão em Sintonia
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Saiba a verdade sobre os processos de negócio da sua empresa

Pode parecer estranho, mas é muito comum os gestores não conhecerem a verdade sobre os processos de negócio da empresa. Desde a visão mais alto nível até a operacional, não se enxerga claramente a realidade dos processos e sim a lógica de como eles são ou deveriam ser.

Aprendendo a enxergar a verdade sobre os processos de negócio

Normalmente quando vamos mapear ou documentar um processo, ao solicitar a documentação existente ou que o gestor descreva o processo, nos deparamos com o mesmo problema: tanto a documentação (quando existe) ou a descrição é baseado na LÓGICA do processo e não na vida real.

Ou seja, na lógica o processo é quase perfeito. Suas atividades fluindo e as tarefas operacionais ocorrendo sem problemas. Porém ao realizar um mapeamento com foco em diagnóstico da realidade operacional dos processos, é possível identificar e enxergar desconexões, gargalos, tarefas desnecessárias, desperdícios e outros problemas que na lógica não existem.

Ou seja, é o velho problema conhecido de expectativa versus vida real do dia a dia estão lá!

Não enxergar a realidade dos processos com certeza gera falta de eficiência e eficácia, custos desnecessários, desperdícios de recursos. Isso impactará nos resultados da empresa e também no cliente.

Imagina o seguinte exemplo: o número de reclamações de atraso na entrega de pedidos de uma empresa X aumentou nos últimos tempos e a gestão não entende o porquê. Isso pois o fluxograma dos processos operacionais e a visão que se tem dos mesmos apresenta que tudo está certo. Porém, ao realizar um diagnóstico baseado no mapeamento da REALIDADE identificou-se problemas como:

  • Pedidos levam muito tempo a serem processados, pois depende de um analista verificar dados e não há prazos para isso.
  • Há desconexões entre uma etapa e outra, muita parada no fluxo.
  • Existe muitas tarefas de controle e sem valor agregado ao processo (preenchimento de planilhas, busca de dados, conferências e burocracias manuais).

Veja que, com o diagnóstico da realidade do processo, foi possível enxergar inúmeras possibilidades de melhorias. Estas irão impactar positivamente tanto para o resultado da organização como para o cliente final. E como fazer isso?

Analisando os processos de forma realista

Como vimos, há um abismo entre a teoria e a realidade dos processos de negócio. Por isso, os gestores devem tomar medidas para equilibrar o planejamento e a execução de tarefas. E a principal medida a ser tomada é a análise realista dos processos de negócio.

Em primeiro lugar, deve-se tomar a decisão de orientar a empresa por processos, utilizando métodos, práticas e ferramentas para o Gerenciamento de Processos de Negócio. Trata-se de uma disciplina de gestão com foco na melhoria contínua dos processos de negócio de uma empresa, veja mais nesse artigo.

Em segundo lugar, não confunda a Análise de Processos com a Documentação dos mesmos. Documentar nada mais é do que colocar no papel a LÓGICA do processo, o seu fluxo de atividades em sequencia, com detalhes como responsáveis e etc. Na documentação não é espelhaodo o que realmente acontece na prática. Não quer dizer que documentar não é importante, com certeza sim, mas dentro do ciclo de Gerenciamento de Processos de Negócio não deve ser o objetivo principal.

Em terceiro lugar, faça a análise de processos com o objetivo de ter como resultado um diagnóstico da situação real do mesmo, identificando gargalos e gerando como resultado oportunidades de melhoria. Isso gera valor para a sua empresa.

Usando a automação para alavancar os seus processos e resultados

Empresas eficientes automatizam o seu fluxo de trabalho e assim conseguem aumentar a produtividade e reduzir custos. Com a automação, tarefas simples, rotineiras e mecânicas deixam de serem executadas por humanos, sendo realizadas de forma automática.

>>>Leia também: Por que automatizar processos de negócio

Hoje em dia, não há essencialmente nenhuma desvantagem na adoção de um software que automatize seus processos de negócio. Quanto mais automatizada a sua empresa estiver, mais seus funcionários poderão se concentrar no trabalho que é realmente importante. Veja outros benefícios que a automação proverá à sua empresa.

# 1: Aumentar o valor do trabalho: automatizar processos inúteis significa que seus funcionários não terão que lidar com eles. Eles poderão se concentrar no trabalho que cria mais valor (e ganha mais dinheiro ) para sua empresa.

# 2: Equipe feliz e satisfeita: qualquer pessoa sabe que tarefas repetitivas e mecânicas são desestimulantes, enfadonhas, sendo ruins para a motivação e a satisfação do trabalho.

Não importa como você olha para isso, ninguém vai gostar de fazer um trabalho repetitivo o dia todo. Se tais rotinas puderem ser automatizadas, tanto você quanto seus funcionários serão mais felizes, fazendo um trabalho mais significativo para todos.

# 3: Minimizando o erro humano: não importa quanta atenção aos detalhes seus funcionários tenham, eles ainda são humanos. Sempre há uma pequena chance de que alguém se esqueça de algo, um e-mail poderá passar despercebido, um erro de digitação poderá colocar valores errados em uma planilha…

E as consequências de um pequeno deslize podem ser catastróficas. Um software para a gestão e automatização dos processos irá ajudar o seu time a se manter atento e livre do erro.

Um bom software de automatização de processo transformará um trabalho tedioso e potencialmente passível de erro humano para uma execução ágil e sem risco de falhas.

Todos os processos repetitivos que estão apenas desperdiçando tempo em sua empresa – como transferir arquivos, gerar relatórios ou extrair dados de fontes não estruturadas – podem ser automatizados.

Ele beneficia as empresas de várias maneiras. Como vimos, o erro humano é praticamente eliminado quando as tarefas são automatizadas. Além disso, um processo automatizado pode economizar várias horas por dia, o que também reduz significativamente os custos.

E liberar os funcionários do seu trabalho manual significa que eles podem se concentrar em coisas mais importantes, como estratégia de alto nível e inovação.

Como vimos nesse artigo, os processos de negócio muitas vezes são vistos de forma errônea, fora da realidade. Eles precisam de constante análise a fim de melhorá-los, o que é sentido nos resultados da empresa.

Fazer a análise de diagnóstico dos processos de negócio, bem como implementar a automatização dos fluxos de trabalho geram grandes benefícios a todos os envolvidos. Dos funcionários aos clientes.

Precisando de ajuda contrate uma empresa para realizar o diagnóstico. A Optimize possui dentre outras soluções o MAPPER – Análise e Diagnóstico de Processos. Fica a dica.

 

Pelo desejo intrínseco de empreender, de criar algo que fosse valorizado pelo mercado e que tornasse a gestão das organizações mais simples, mais assertiva e que as colocasse em um outro patamar, o da inovação e alta performance, é que pensamos a Optimize.  Venha e junte-se a nós!

 

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